SURAT
Oleh
: Siti Zulekha
S
|
urat adalah sarana komunikasi tertulis
untuk menyampaikan informasi, pernyatan, atau pesan kepada pihak lain yang
berkepentingan dengan bentuk tertentu dan mengharapkan respon. Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan
hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini
disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi.
Dalam
suatu kegiatan surat menyurat,
hanya sepihak saja yang
mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari
pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi
organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai
tujuannya.
Fungsi surat
antara lain :
1.
Alat komunikasi.
2.
Alat pengingat, dapat memberikan keterangan ketika
lupa.
3.
Alat bukti tertulis.
4.
Alat bukti historis, menjaga keeksistensian melalui
surat.
5.
Pedoman pelaksanaan kerja, sebagai bukti legal
kegiatan.
6.
Duta atau wakil, sebagai representasi suatu organisasi
atau individu yang mengirim surat.
7.
Sumber data atau informasimengetahui data atau
informasi yang penting.
8.
Barometer kemajuan kantor, semakin banyak surat yang
masuk dan keluar berarti semakin baik kantor tersebut.
Bentuk Surat
Bentuk
penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
1. Bentuk lurus penuh
(full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya
semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata
penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai
dari kiri.
2. Bentuk lurus (block
style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi,
nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
3. Bentuk setengah
lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk
surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea
baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini
banyak dipergunakan oleh perusahaan.
4. Bentuk lekuk
(indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata
atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
5. Bentuk menggantung
(hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat
bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap
alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Macam-macam Surat
Berdasarkan pembuat
surat dapat digolongkan menjadi :
1. Surat Pribadi
Surat
pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
2. Surat Resmi
Surat
resmi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik
yang ditulis dari perseorangan, instansi,lembaga,maupun organisasi. Contohnya:
surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Berdasar
pesan atau isi surat, dibagi menjadi :
1.
Surat keluarga.
2. Surat sosial.
3. Surat niaga.
4. Surat dinas.
Berdasarkan jumlah pembaca atau
penerima, dibagi menjadi :
1. Surat khusus.
2. Surat edaran.
3. Surat pengumuman.
Berdasar keamanan pesan atau isi
surat, dibagi menjadi :
1. Surat sangat rahasia.
2. Surat rahasia atau konfidensial.
3. Surat biasa/umum.
Berdasar penyelesaian atau
pengiriman surat, dibagi menjadi :
1. Surat kilat.
2. Surat segera.
3. Surat biasa.
Penggolongan surat
berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a.Surat yang menggunakan kartu pos
b.
Warkat pos
c.
Surat bersampul
d.Surat
terbuka dan surat tertutup
e.Memorandum
dan nota
f.
Telegram
g.
Surat Biasa.
Perlengkapan Surat
Perlengkapan
surat antara lain :
1.
Kertas surat
HVS,
poarslag, kertas buram, union skin.
2.
Sampul surat
Persegi
panjang, segi empat, umum, dinas, cetakan, karton, kilat.
Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian
dalam surat yauitu:
Kepala
surat
Tanggal,
bulan, tahun
Nomor
Lampiran
Hal
Alamat
dalam
Salam
pembuka
Alenia
pembuka
Isi
Penutup
Salam
penutup
Tanda
tangan
Nama
terang
Jabatan/NIP
Tembusan
Inisial
Cap.
0 komentar:
Posting Komentar